PREZI de Tablas Dinámicas
TABLAS DINÁMICAS
Las
tablas dinámicas son muy útiles para estructurar datos que se presentan en
bruto, resumirlos y crear informes. Normalmente, una tabla de datos de Excel no
puede cambiar de estructura. Podemos ordenar los datos, filtrarlos, añadir subtotales,
pero la estructura en filas y columnas es inalterable. Uno de los objetivos de
las tablas dinámicas es la posibilidad de alterar esa estructura y a la vez
resumir datos.
¿QUÉ
ES UNA TABLA DINÁMICA?
Las tablas dinámicas te permiten
resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo
arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.
Las tablas dinámicas en Excel son
un tipo de tabla que nos permiten decidir con facilidad los campos que
aparecerán como columnas, como filas y como valores de la tabla y podemos hacer
modificaciones a dicha definición en el momento que lo deseemos.
Las conocemos como tablas dinámicas porque tú decides
“dinámicamente” la estructura de la tabla, es decir sus columnas, filas y
valores.
Las tablas dinámicas en Excel también
son conocidas como tablas pivote debido a su nombre en inglés: Pivot tables. Son
una gran herramienta que nos ayuda a realizar un análisis profundo de nuestros
datos ya que podemos filtrar, ordenar y agrupar la información de la tabla
dinámica de acuerdo a nuestras necesidades.
Una tabla dinámica es una
tabla interactiva que contiene campos, ésta consiste en el resumen y análisis
de un conjunto de datos de una lista o tabla original, atendiendo a varios
criterios de agrupación, representa una tabla de doble entrada que nos facilita
la interpretación de dichos datos.
Se llaman tablas dinámicas porque se puede cambiar su disposición reordenando o cambiando de posición los encabezados de fila y columna, rápida y fácilmente. Y esdinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, resumir, consolidar, analizar y filtrar datos, cambiar la presentación de los datos, visualizar o no los datos origen, etc.
Se llaman tablas dinámicas porque se puede cambiar su disposición reordenando o cambiando de posición los encabezados de fila y columna, rápida y fácilmente. Y esdinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, resumir, consolidar, analizar y filtrar datos, cambiar la presentación de los datos, visualizar o no los datos origen, etc.
Una
tabla dinámica pude actualizarse cada vez que se modifiquen los datos
originales de las mismas, en otras palabras los datos que se utilizaron para
crear dicha tabla. Las tablas dinámicas son creadas con la ayuda de una
asistente y se parte con información de una base de datos como la de Microsoft
Excel.
PARTES
DE UNA TABLA DINÁMICA
·
Campo de Página: Un
campo de página es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha
asignado una orientación de página en una tabla dinámica. En el ejemplo, Región
es un campo de página que puede utilizarse para filtrar los datos resumidos por
regiones. Si hace clic en otro elemento de un campo de página, la tabla
dinámica cambiará para mostrar los datos resumidos asociados a ese elemento.
·
Elemento de un campo de Página: Cada
entrada o valor exclusivos del campo o columna de la lista de origen o de la
tabla será un elemento en la lista de un campo de página. En el ejemplo, el
elemento Este se presenta actualmente en el campo de página Región y la tabla
dinámica muestra únicamente los datos resumidos para dicha región.
·
Campos de Fila: Los
campos de fila son campos de una lista o de una tabla de origen a los que se ha
asignado una orientación de fila en la tabla dinámica. En el ejemplo, Producto
y Vendedor son campos de fila. Los campos de fila interiores como Vendedor son
los más próximos al área de datos; los campos de fila exteriores, como
Producto, están situados a la izquierda de los campos de la fila interior.
·
Campos de Columna: Un
campo de columna es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha
asignado una orientación de columna en una tabla dinámica. En el ejemplo,
Trimestres es un campo de columnas con dos elementos; Trim.2 y Trim.3. Los
campos de columna interiores son los que tienen sus elementos más próximos al
área de datos; los campos de columna exteriores están encima de los campos de
columna interiores (en el ejemplo se muestra únicamente un campo de columna).
·
Campo de Datos: Un
campo de datos es un campo de una lista o de una tabla de origen que contiene
datos. En el ejemplo, Suma de importes de pedidos es un campo de datos
que resume las entradas del campo Importe de pedidos o de la columna en los
datos de origen. Normalmente, un campo de datos resume datos numéricos, como
estadísticas o importes de ventas, pero también puede contener texto. Como
valor predeterminado, los datos de texto se resumen en una tabla dinámica
mediante la función Contar y los datos numéricos mediante la función Suma.
·
Elementos: Los
elementos son una subcategoría de un campo de la tabla dinámica. En el ejemplo,
Carne y Marisco son elementos del campo Producto. Los elementos representan las
entradas en el mismo campo o las columnas en los datos de origen exclusivas.
Los elementos aparecen como rótulos de columna o de fila, o aparecen en las
listas desplegables de los campos.
·
Área de Datos: El
área de datos es la parte de la tabla dinámica que contiene los datos
resumidos. Las celdas del área de datos muestran los datos resumidos de los
elementos de los campos de fila y de columna. Los valores de cada celda del
área de datos representan un resumen de los datos procedentes de filas o
registros de origen. En el ejemplo, el valor de la celda C6 es un resumen de
importes de pedidos de cada registro en los datos de origen que contiene los
elementos Carne, Fuller y Trim.2.
¿PARA QUÉ SE UTILIZAN LAS TABLAS DINÁMICAS?
Las tablas dinámicas en Excel nos
ayudan a comparar grandes cantidades de datos e intercambiar fácilmente
columnas por filas dentro de la misma tabla y realizar filtros que resulten en
reportes que de otra manera necesitaríamos un tiempo considerable para
construirlos.
·
Resumir bases de datos grandes: se
pueden utilizar las tablas dinámicas para resumir grandes cantidades de datos
que pueden estar en una hoja de trabajo o en una base de datos externa.
·
Preparar datos para su representación
gráfica: Los gráficos basados en tablas dinámicas cambiarán
automáticamente cuando cambie la tabla dinámica. Muchos problemas vienen
disponiendo los datos de un modo que permita crear gráficos, las tablas
dinámicas son ideales para este propósito.
·
Análisis de datos adecuado: Se
analizarán de forma adecuada las bases de datos mediante las tablas dinámicas,
buscando tendencias, excepciones y problemas. Se puede organizar rápidamente el
modo en que se resumen y presentan los datos y acceder a un mayor nivel de
detalle cuando se desee.
·
Crear Informes: Es
uno de los usos más habituales de Excel, ya que se puede interactuar en la
pantalla o imprimir.
CARACTERÍSTICAS
§ Manipular
información
§ Su uso
es rápido y fácil
§ Reordena
y cambia posición de encabezados
§ Aplicar
filtros a una tabla dinámica: Otra
característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados
y así visualizar unicamente los que nos interesen en un momento determinado.
Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.
§ Obtener
promedios en una tabla dinámica: Por
defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con
sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser
sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.
Para hacer esto debemos
situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic
con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú Pop-up con diferentes
opciones, debemos escoger la opción Configuración de
campo... y nos aparece un cuadro de diálogo
como el que vemos en la imagen.
En este cuadro de diálogo
podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio,
etc. También podemos abrir el
cuadro de diálogo con el botón 
de la barra Tabla dinámica.
de la barra Tabla dinámica.
Para crear una gráfica de
nuestra tabla dinámica debemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre
cualquier celda de la tabla, y del menú Pop-up que nos aparece debemos
seleccionar Gráfico dinámico,
nos genera un gráfico de barras por defecto en una nueva hoja de gráficos.
También podemos utilizar el botón 
de la
barraTabla
dinámica.
de la
barraTabla
dinámica.
Para cambiar el formato del
gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los
datos que tenemos, debemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el
gráfico y del menú Pop-up que nos aparece escoger la opción Tipo de gráfico... y
escoger el gráfico que más nos convenga, la mecánica a seguir para trabajar con
gráficos es la misma que se vió en el tema de gráficos.
¿CÓMO
PUEDO CREAR UNA TABLA DINÁMICA?
·
Lista o base de datos:
Podrá crear una tabla dinámica a partir de una lista o base de datos de
Microsoft Excel, de una base de datos externa, de varias hojas de cálculo de
Microsoft Excel o de otra tabla dinámica.
·
Tabla dinámica resultante: Para
crear una tabla dinámica, utilice el Informe de tablas y gráficos dinámicos
como guía para la búsqueda y organización de los datos que desee organizar.
Para comenzar, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos... del menú Datos.
¿QUÉ
HERRAMIENTAS TIENE UNA TABLA DINÁMICA?
·
Botones de campo para reordenar los datos: Una
tabla dinámica contiene campos, cada uno de los cuales resume múltiples filas
de información de los datos originales. Arrastrando un botón de campo hasta otra
parte de la tabla dinámica, podrá ver los datos de distintas maneras. Por
ejemplo, podrá ver los nombres de los vendedores en las filas o en las
columnas.
·
Datos Resumidos: La
tabla dinámica resume los datos utilizando la función de resumen que especifique,
como SUMA, CONTAR o PROMEDIO. Podrá incluir automáticamente subtotales y
totales generales, o utilizar sus propias fórmulas agregando campos y elementos
calculados. En este ejemplo, se calcula el total de los datos de la columna
Ventas de la lista original en la tabla dinámica.
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