Ordenar datos

¿Qué es ordenar datos? Explique su utilización. Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.

 NOTA  Para buscar el valor superior o inferior de un rango de celdas o de una tabla, por ejemplo las 10 mejores calificaciones o las 5 peores cifras de ventas, use Autofiltro o el formato condicional.
OcultarOrdenar filas en orden ascendente (de la A a la Z o del 0 al 9) o en orden descendente (de la Z a la A o del 9 al 0)
  1. Haga clic en una celda de la columna que desee ordenar.
  2. Haga clic en Orden ascendente Imagen del botón o en Orden descendente Imagen del botón.
 NOTA    En un informe de tabla dinámica, Microsoft Excel utiliza el campo seleccionado para ordenar.
OcultarOrdenar filas por dos o tres criterios (columnas)
Para obtener resultados óptimos, el rango que vaya a ordenar deberá tener etiquetas o encabezados de columna.
  1. Haga clic en una celda del rango que desee ordenar.
  2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
  3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar, comenzando por la más importante.
  4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
OcultarOrdenar filas por cuatro criterios (columnas)
  1. Haga clic en una celda del rango que desee ordenar.
  2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
  3. En el primer cuadro Ordenar por, haga clic en la columna de menor importancia.
  4. Haga clic en Aceptar.
  5. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
  6. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las otras tres columnas que desee ordenar, comenzando por la más importante.
  7. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
OcultarOrdenar filas por meses o días de la semana
  1. Seleccione una celda o un rango que desee ordenar.
  2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
  3. En el cuadro Ordenar por , haga clic en la columna que desee ordenar.
  4. Haga clic en Opciones.
  5. En Primer criterio de ordenación, haga clic en el orden personalizado que desee y haga clic enAceptar.
  6. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
OcultarUtilizar datos propios para definir el orden
  1. En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el orden que desee, de arriba abajo. Por ejemplo:
DATOS
Alto
Medio
Bajo
  1. Seleccione el rango.
  2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Listas personalizadas.
  3. Haga clic en Importar y después en Aceptar.
  4. Seleccione una celda del rango que desee ordenar.
  5. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
  6. En el cuadro Ordenar por , haga clic en la columna que desee ordenar.
  7. Haga clic en Opciones.
  8. En Primer criterio de ordenación, haga clic en la lista personalizada que ha creado. Por ejemplo, haga clic en Alto, Medio, Bajo.
  9. Haga clic en Aceptar.
  10. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
 NOTA   No se puede utilizar un orden personalizado en un cuadro Luego por. El orden personalizado se aplica únicamente a la columna especificada en el cuadro Ordenar por. Para ordenar varias columnas mediante un orden personalizado, ordene cada una por separado. Por ejemplo, para ordenar por las columnas A y B, en ese orden, primero ordene por la columna B y después especifique el orden personalizado en el cuadro de diálogo Opciones de ordenación. A continuación, ordene el rango por la columna A.
OcultarOrdenar columnas en lugar de filas
La mayoría de las veces, se ordenan filas. Este procedimiento ordena columnas.
  1. Haga clic en una celda del rango que desee ordenar.
  2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
  3. Haga clic en Opciones.
  4. En Orientación, haga clic en Ordenar de izquierda a derecha y, a continuación, en Aceptar.
  5. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las filas que desee ordenar.
  NOTA   Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo, Microsoft Excel ordenará los grupos de nivel más alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque estén ocultas.
OcultarOrdenar una columna sin afectar a las demás
 ADVERTENCIA    Tenga cuidado con esta función. Ordenar por una columna puede producir resultados que no desea, por ejemplo trasladar celdas de dicha columna lejos de las otras celdas de la misma fila.
  1. Haga clic en el encabezado de columna para seleccionar la columna que desea ordenar.
  2. Haga clic en Orden ascendente Imagen del botón u Orden descendente Imagen del botón.
Aparecerá el cuadro de diálogo Advertencia antes de ordenar.
  1. Seleccione Continuar con la selección actual.
  2. Haga clic en Ordenar.
Si el resultado no es el que desea, haga clic en Deshacer Botón Deshacer.
 NOTA  
  • Para excluir de la ordenación la primera fila de datos, porque es un encabezado de columna, en el menú Datos, haga clic en Ordenar y, a continuación, en El rango de datos tiene, haga clic en fila de encabezamiento.
  • Para realizar una ordenación que distinga mayúsculas de minúsculas, en el menú Datos haga clic en Ordenar, haga clic en Opciones y, a continuación, seleccione Distinguir mayúsculas de minúsculas.
  • Para buscar el valor superior o inferior de un rango, por ejemplo las 10 mejores calificaciones o las 5 peores cifras de ventas, use Autofiltro.